Sistema Archivístico Diocesano
¿ Qué es el Sistema Archivístico Diocesáno?
El Sistema Archivístico de la diócesis de Bilbao es el conjunto de normas, directrices, archivos y servicios técnicos que gestionan la organización, descripción, transferencia, depósito, conservación, acceso y difusión de la documentación de los diversos organismos de la diócesis.
Los organismos rectores son el Servicio Diocesano de Archivos que, desde 2015, depende orgánicamente de Cancillería, mientras que el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia mantiene su adscripción al Departamento de Asuntos y Bienes Culturales.
El propio Estatuto de Curia, señala la necesidad de colaboración entre ambos departamentos para la gestión de la documentación.
Quién coordina el Sistema Archivístico Diocesano
El Sistema está coordinado por el Servicio Diocesano de Archivos.
Responsable Anabella Barroso
Qué es el Servicio Diocesano de Archivos
Es un servicio de naturaleza técnica, cuya misión es proveer los instrumentos normativos y técnicos que aseguren lo dispuesto en los cc. 486-488 y 491 del CIC acerca de los archivos en los que se han de custodiar las actas y otros documentos de la Diócesis y de sus entes y parroquias.
Este Servicio se integra orgánicamente en la Cancillería de la Curia y colabora estrechamente con el Departamento Diocesano de Asuntos y Bienes Culturales.
Cuáles son sus funciones
- Coordinar y supervisar los archivos diocesanos, incluido el Archivo Histórico Eclesiástico, y prestar ayuda para la creación y gestión del archivo propio de las distintas instituciones diocesanas.
- Gestionar el Archivo Diocesano y recoger e integrar los fondos documentales, que las diversas instituciones diocesanas quieran trasladar al mismo para su conservación, clasificación, catalogación y, en su caso, digitalización y difusión.
- Elaborar la normativa necesaria para la gestión documental, para que sea aprobada por la autoridad competente, y asesorar y ayudar a las distintas instituciones diocesanas a la implantación y aplicación de dicha normativa.
- Promover la aplicación de los medios tecnológicos a la gestión archivística diocesana.
- Informar y asesorar a los órganos de decisión de la Diócesis acerca de todo lo que pueda afectar a la gestión documental diocesana, muy especialmente en materia de legislación canónica y civil.
- Mantener relaciones de información y, en su caso, de colaboración, con las instancias homólogas de carácter eclesial y civil.
Qué archivos forman parte del Sistema Archivístico Diocesano
- Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia (función de archivo histórico e intermedio para 220 parroquias y 70 organismos y asociaciones, además de la Curia). zuzen@aheb-beha.org
- Archivo Curia Obispado Bilbao (ACOB): Archivo administrativo y central del Obispado de Bilbao. Respònsable Anabella Barroso artxibo@bizkeliza.org
- Archivos parroquiales. 288 parroquias activas. Los responsable de los archivos parroquiales son los párrocos o persona delegada. En el AHEB-BEHA contamos con Inventario de documentación existente en 242 parroquias. La mayoría de las parroquias de la diócesis de Bilbao ha depositado, mediante la firma de un contrato de comodato, su documentación en el Archivo Histórico para garantizar su conservación, gestión y, en su caso, difusión.
- Archivos de organismos, asociaciones, fundaciones, etc. Cada ente gestiona su su archivo y, previa solicitud, pueden
- depositar su documentación de conservación permanente en el Archivo Diocesano.
- Solicitar asesoría al Archivo y en ocasiones, traslado de documentación.
- Archivos en depósito (conventos, órdenes religiosas, entidades extradiocesanas).
- Archivos personales (obispos, sacerdotes, laicado).
Organigrama
Para qué sirve el Sistema Archivístico Diocesano
El sistema archivístico diocesano tiene como principales objetivos
- Garantizar la correcta gestión documental en toda la diócesis.
- Asegurar la conservación del patrimonio documental diocesano
- Facilitar el acceso a la documentación, respetando los límites legales.
- Proteger los derechos de las personas reflejados en los documentos.
- Apoyar la transparencia, la rendición de cuentas y la memoria institucional.
- Evitar pérdidas, duplicidades o deterioro de documentos.
Marco legal que rige el Sistema Archivístico Diocesano
- Normativas referentes a documentos publicadas en los Boletines Oficiales de la diócesis de Bilbao.
- Decretos de creación Archivo Histórico (1976) y del Servicio Diocesano Archivos (1997).
- Estatuto de Curia. 2015 (reformulado en 2017 y 2019).
- Reglamento Sistema de Archivos (en fase de aprobación).
- Normativas de gestión de documentos en parroquias y organismos (a partir de 2015).
- Directrices y orientaciones para todos los archivos, así como la regulación de transferencias y flujos de documentación y los calendarios de conservación y pautas para digitalización.
- Reglamento de Archivos Eclesiásticos en España (1976).
- Acuerdos Iglesia-Estado. 1979.
- Derecho Canónico (1983).
- Legislación civil sobre protección de datos, transparencia y acceso a la información.
- Legislación civil sobre patrimonio documental.
ESTO SE VA AFUERA
Quién coordina el Sistema Archivístico Diocesano
El sistema está compuesto por:
- Servicio Diocesano de Archivos. Enlace a estatuto de curia donde pone las funciones: Responsable Anabella Barroso sda@bizkeliza.org
- Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia (función de archivo histórico e intermedio para 220 parroquias y 70 organismos y asociaciones, además dela Curia). zuzen@aheb-beha.org
- Archivo Curia Obispado Bilbao (ACOB): Archivo administrativo y central del Obispado de Bilbao. Proyecto de gestión documental. Responsable Anabella Barroso artxibo@bizkeliza.org
- Archivos parroquiales. 290parroquias activas. Responsable de los archivos:párrocos o persona delegada. En el AHEB-BEHA contamos con Inventario de documentación existente en 242 parroquias (además de la depositada en el Archivo Histórico).
- Archivos de organismos, asociaciones, fundaciones, etc. (gestionan su archivo y pueden depositar su documentación de conservación permanente en el Archivo Diocesano). Solicitan asesoría al Archivo y en ocasiones, traslado de documentación.
- Archivos en depósito (conventos, órdenes religiosas, entidades extradiocesanas).
- Archivos personales (obispos, sacerdotes, laicado).
¿Qué marco legal rige al Sistema Archivístico Diocesáno?
El marco legal es:
- Normativas referentes a documentos publicadas en los Boletines Oficialesde la diócesis de Bilbao.
- Decretos de creación Archivo Histórico (1976) y del Servicio Diocesano Archivos (1997).
- Estatuto de Curia. 2015 (reformulado en 2017 y 2019).
- Reglamento Sistema de Archivos (en fase de aprobación).
- Normativas de gestión de documentos en parroquias y organismos (a partir de 2015).
- Directrices y orientaciones para todos los archivos, así como la regulación de transferencias y flujos de documentación y los calendarios de conservación y pautas para digitalización.
- Reglamento de Archivos Eclesiásticos en España (1976).
- Acuerdos Iglesia-Estado. 1979.
- Derecho Canónico (1983).
- Legislación civil sobre protección de datos, transparencia y acceso a la información.
- Legislación civil sobre patrimonio documental.