Organización y asesorías
Organización y asesoría para organismos Diocesanos y departamentos de Curia
Parroquias, organismos diocesanos y departamentos de Curia
El Archivo ofrece cursos de formación y asesoría sobre la organización del archivo administrativo, los plazos de conservación y, en su caso, la necesidad de transferencia y depósito en el Archivo.
La organización correcta del archivo de oficina es fundamental para optimizar el espacio, garantizar el control de documentos y asegurar la conservación de los mismos.
El Aheb-Beha, a través del Servicio Diocesano de Archivos (SDA) ofrece asesoría, normativas y formación básica en materias de archivos o tratamiento general de la documentación.
Normativa básica de gestión de documentación
- Parroquias
- Curia
- Organismos
Rellenar formulario para concertar una cita.
Otras Entidades extradiocesanas
Este servicio también se ofrece a entidades extradiocesanas que puedan requerir asesoría.
El Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia ha asumido la responsabilidad de la organización, asesoría y apoyo a los esfuerzos e iniciativas para la conservación del Patrimonio Documental e implantación de sistemas de gestión documental, no sólo de la Curia y parroquias, sino de cualquier institución que lo solicite.
El AHEB-BEHA puede intervenir, en estos casos:
- Coordinando proyectos de gestión integral de la documentación
- Firmando convenios con las instituciones para el mantenimiento de sus archivos y/o bibliotecas
- Asesorando a las instituciones sobre cómo crear o mantener su archivo
- Impartiendo formación al personal encargado de los archivos o responsables de la documentación
Solicita una entrevista en el correo electrónico de Anabella Barroso, directora del AHEB-BEHA y responsable del Servicio Diocesano de Archivos
* En todos los casos realizamos informe de situación, cronograma de actuación y presupuesto.
En la actualidad,ya estamos trabajando con diferentes entidades
- Mercedarias – MMB
- Oblatas
- OSR
- Angeles Custodios
Transferencia de documentación al Archivo Histórico
Las transferencias son entregas de documentación que se realizan al AHEB-BEHA desde los diferentes organismos. `parroquias y departamentos, siguiendo el ciclo vital de los documentos, y descargando así los espacios en los archivos de oficina de documentación que no se utiliza ya para trámites administrativos ni tienen utilidad pastoral inmediata.
Si la parroquia u organismo desea depositar documentación en el Archivo, deberá solicitarlo previamente al Servicio Diocesano de Archivos quien determinará la conveniencia o no de la transferencia y, en su caso, gestionará el traslado y depósito.
Cuando llega al AHEB-BEHA la documentación
- Realizamos un inventario de la documentación transferida, asignamos lugar en el depósito y, en la medida de lo posible, enviamos listado a las oficinas productoras.
- Damos respuesta a datos e informaciones solicitadas por las oficinas o departamentos, enviando, según la petición, la documentación digitalizada o informe detallado.
Es conveniente que las transferencias sean consensuadas, para ubicarlas correctamente en los depósitos e incluirlas en el calendario de fumigación del AHEB-BEHA. Así mismo es necesario que la entidad remitente envíe un listado lo más detallado posible de la documentación que envía al archivo.
Contacta:
zuzen@aheb-beha.org para comunicar una necesidad de transferencia [Anabella Barroso, dir. AHEB-BEHA]
katalog@aheb-beha.org o 944062493 para contactar con Gestión de Fondos del AHEB-BEHA [Cristina Castillo]